L'uso professionale di Skype

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Pagina curata da Francesco Pozzi
Ultimo aggiornamento: 02/2014
Skype è oggi considerato lo strumento di videoconferenza per antonomasia. È stato il primo strumento a trasformare le videochiamate via Internet in un'abitudine e in una pratica sociale condivisa. Skype è tutt'ora un ottimo strumento anche per chi ne deve fare un uso professionale: è importante però in questo caso conoscerne vantaggi e limiti e configurarlo correttamente.
Un ricco carnet di funzioni
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La versione base di Skype è gratuita. Basta registrarsi - non serve fornire una carta di credito - ed è possibile usare le molte funzioni disponibili. Si può usare skype per svago o per lavoro, senza alcun limite di tempo.
La funzione principale e più nota è naturalmente la videochiamata. È possibile videochiamare altri utenti skype senza costi e senza limiti di tempo, dovunque si trovino, in qualsiasi paese del mondo. Il video che trasmettiamo è quello della webcam del nostro computer o, in alternativa, l’immagine del nostro desktop e di qualsiasi finestra in esso aperta: in questo secondo caso si parla di condivisione dello schermo.

Altre funzioni utili sono la chat, che ci consente di scambiare messaggi con qualsiasi altro utente Skype, e lo scambio di file, che ci consente di inviare e ricevere qualsiasi tipo di file.

Quando si chiama, non è indispensabile usare la videocamera. È possibile anche fare chiamate solo audio, come se fossero delle telefonate. Ovviamente, se si chiama un altro utente Skype, la telefonata è sempre gratuita.

È possibile anche fare chiamate di gruppo, quelle che in inglese vengono definite conference-call. Skype supporta fino a 25 persone collegate contemporaneamente. Attenzione però: il collegamento in questo caso è soltanto audio, SENZA video.

Infine è possibile usare Skype per chiamare telefoni fissi e cellulari. Proprio questa funzione è quella che ha decretato il successo e la diffusione di Skype nei primi anni dalla sua invenzione. Ha anche modificato per sempre il mercato della telefonia fissa. Le chiamate di questo tipo, da Skype a telefono fisso o cellulare, sono a pagamento, ma offrono costi concorrenziali. Per poter effettuare le chiamate è necessario acquistare del credito Skype con una carta di credito. Vengono offerti diversi tagli di ricarica.

E se qualcuno vuole chiamarci su Skype? Se lui stesso ha un account Skype è molto semplice: gli basta collegarsi e cercare il nostro nome skype, che funziona come un indirizzo personale. Può inviarci una richiesta di contatto e, se l’accettiamo, potrà vedere se siamo online e chiamarci. Questo sistema ci consente di scegliere i nostri contatti e non essere disturbati da estranei che non conosciamo.
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Ricevere chiamate su Skype come su un telefono fisso: SkypeIn
Una funzione meno nota offerta da Skype è SkypeIn. Si tratta di un'opzione molto utile se vogliamo usare Skype come un telefono fisso. Attivando SkypeIn ci viene assegnato, del tutto gratuitamente, un numero di telefono fisso. Chiunque può chiamare questo numero da qualsiasi telefono fisso o mobile, pagando le tariffe tradizionali, come se chiamasse un qualsiasi numero fisso. La differenza è che dalla nostra parte non suona un telefono tradizionale, ma suona Skype: risponderemo direttamente dal computer. Se non siamo al computer, risponderà la segreteria telefonica automatica, il cui messaggio può essere personalizzato.

L’aspetto interessante di SkypeIn è che possiamo scegliere un numero fisso di qualsiasi città italiana e di molti paesi stranieri. Se per esempio abbiamo clienti o amici a Roma, possiamo scegliere un numero con prefisso 06: chi ci chiama da Roma pagherà il costo di una chiamata urbana. Se invece abbiamo clienti o amici negli Stati Uniti, possiamo scegliere un numero di New York o di qualsiasi altra città: chi ci chiama dagli States pagherà una chiamata nazionale, molto più conveniente di una internazionale diretta in Italia!
Qui casca l'asino (e si paga)
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Tutto bello e gratuito quindi? In realtà no. Poche, ma importanti funzioni di Skype non sono gratuite. Sono funzioni riservate a chi attiva un account Premium.
La versione a pagamento di Skype è chiamata Premium ed è ad abbonamento. Il costo massimo è di €6,99 al mese, ma può scendere fino a €3,49 se ci si abbona per 12 mesi.

La funzione più importante riservata agli account Premium è la videochiamata di gruppo. Grazie a questa funzione è possibile fare una videoconferenza con altre 9 persone (10 è il numero massimo di partecipanti), tutti collegati in audio e video. Come abbiamo visto la versione gratuita di Skype consente chiamate di gruppo (solo audio), ma il video può essere usato soltanto se si è collegati in due.

Allo stesso modo, grazie a questa funzione, è possibile condividere il proprio schermo con tutti gli altri partecipanti alla videochiamata. Questa funzione può essere molto utile ad esempio per fare lezioni e presentare slide, proiettandole sul proprio schermo e mostrandole così ad un massimo di 9 studenti in contemporanea.
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Skype al lavoro: evitiamo cadute di stile
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Se usiamo Skype privatamente, con amici e parenti, siamo liberi di farci ciò che vogliamo. Possiamo scegliere un nome-skype divertente e usare come icona una foto in costume fatta al mare.
Se però vogliamo farne un uso professionale, è importante prendere alcune precauzioni. Skype diventa uno strumento di lavoro e ci presenta - o dovrebbe presentarci - come dei professionisti.

La prima scelta da compiere riguarda il nome-skype. Questo è l'indirizzo che colleghi e clienti useranno per contattarci.
Il consiglio è di evitare nomignoli di fantasia e prediligere nome e cognome, per esteso. Non bisogna temere nomi troppo lunghi: è più facile ricordare il nome e cognome di una persona che non uno strano nomignolo abbreviativo.
Se il classico nome-punto-cognome (mario.bianchi) è già occupato, possiamo provare con combinazioni analoghe: nome-cognome, nome_cognome, nomecognome...

Skype ci consente anche di scegliere quali informazioni condividere con gli altri e quali no. Da professionisti, dobbiamo riflettere un momento su alcune di queste.

- Il numero di contatti che abbiamo, se sono pochi, può essere un autogol: meglio condividerlo soltanto se sono molti.
- La posizione geografica è importante: aiuta colleghi e clienti a riconoscerci in caso di omonimie.
- L'icona è la nostra faccia pubblica su skype. L'ideale è scegliere una foto semplice, in primo piano, sorridenti: come ci presenteremmo di persona a un cliente. Evitare gli occhiali da sole...
- Il messaggio di stato è quel breve messaggio che, se vogliamo, possiamo far comparire accanto al nostro nome.

Molti lo usano per scrivere battute, citazioni poetiche, aforismi. La domanda da farci è: direi questa cosa di persona a un cliente? La risposta, di solito, è no.
Meglio quindi evitare l'(ab)uso di questo spazio. Tutt'al più usiamolo per ricordare l'indirizzo del nostro sito web (professionale).